21.07.2016, 08:15 Uhr

Keine Fehler zwischen den Zeilen

Falsch formuliert können E-Mails schnell zu Missverständnissen oder sogar Unfrieden führen. (Foto: bilderbox.com)

Die Kommunikation am Arbeitsplatz verläuft oft nur mehr schriftlich. Die WOCHE zeigt, wie man beim Mailverkehr nichts falsch macht.

Im Büroalltag ist die Korrespondenz via E-Mail schon nicht mehr wegzudenken. Die meisten von uns schreiben täglich mehrere dieser "digitalen Briefe", oft sogar an Kollegen, die nur ein paar Meter weiter sitzen. Diese Entwicklung ist nicht immer begrüßenswert, in der schnelllebigen Zeit, in der wir leben, allerdings eine Notwendigkeit geworden. Stichwort "schnell". In der Eile passieren beim E-Mail-Verkehr dann leicht Fehler, die mit ein paar Grundregeln einfach zu verhindern wären. Denn nicht umsonst heißt es: "Gesprochenes verweht, Geschriebenes besteht". Umso mehr sollte man darauf achten, was und wie man geschrieben hat, bevor man auf "Senden" geht.

Anrede und Betreff

Auf den Betreff sollte man niemals verzichten oder vergessen, denn dieser kann bereits wichtige Informationen enthalten und den Empfänger dafür sensibilisieren, mit welche Priorität das Mail zu behandeln ist. Bei geschäftlichen Mails ist immer auf eine formelle Anrede zu achten. Hat es im Vorfeld bereits einen persönlichen Kontakt gegeben, kann die Anrede darauf angepasst beziehungsweise darauf Bezug genommen werden.

Fehler in und zwischen den Zeilen

Dass E-Mails hinsichtlich Grammatik und Rechtschreibung fehlerfrei sein sollten, liegt auf der Hand. Wenn Sie sich selbst unsicher sind, empfiehlt sich der Einsatz einer Rechtschreibprüfung oder das Nachfragen bei einem Kollegen.
Vor dem Versand sollte auch überprüft werden, ob alle angekündigten Anhänge auch wirklich im Mail beinhaltet sind. Nichts ist peinlicher als große Inhalte zu verkünden, die dann allerdings fehlen. Vorsicht ist außerdem bei wechselnden Signaturen – unterschiedliche Grußformeln – geboten.

Worte statt Bilder

Smileys und Akronyme wie beispielsweise *lol* aus der Chatsprache sind in geschäftlichen E-Mails absolut tabu. Auch mit Ironie, Wortwitz und Zweideutigkeiten sollte man sorgsam umgehen.
Wer seinen "Mail-Partner" schätzt, sollte ihn übrigens nicht zu lange auf eine Antwort warten lassen: Spätestens nach einem Tag empfiehlt es sich, Mails zu beantworten beziehungsweise zumindest den Erhalt zu bestätigen.
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