eCOUNT - Dokumentenverwaltung für Finanz, Vertrieb und Personal

In einem Unternehmen fallen eine Menge schriftliche Arbeiten und Dokumente an. Dazu zählen Rechnungen, Bankbelege, Dokumente und viele weitere Unterlagen. Auch Daten der Kunden, wie auch der Lieferanten müssen zusammengefasst werden und übersichtlich zur Hand sein. Dieses Unterfangen ist im wachsenden Unternehmen häufig schwierig und erfordert viel Zeit. Softwarelösungen wie beispielsweise eCOUNT bieten hier eine Lösung an, welche die Abläufe vereinfacht und die Übersicht bewahren lässt.

Abläufe automatisieren

Grundsätzlich sind viele Schritte nötig, ehe ein Dokument abgearbeitet ist. Mit eCOUNT Dokumentenverwaltung für Finanz, Vertrieb und Personal ist ist es möglich, diese Schritte zu optimieren und so Zeit und Geld zu sparen. Landet eine Rechnung im Posteingang muss diese geprüft, verbucht, bezahlt und abgelegt werden. Über die Software funktioniert dieses Prinzip ganz einfach, über ein sogenanntes Rollensystem. Sofern nicht schon vorhanden, muss die Rechnung digitalisiert werden Dies kann über die Texterkennung OCR einfach realisiert werden.

Ist dieser Schritt erfolgt, gehen die weiteren Abläufe ganz automatisch und landen immer genau dort, wo der nächste Schritt erforderlich ist. Diese Abläufe werden einmal im Voraus festgelegt und gehen dann immer automatisch bei dem jeweiligen Vorgang. Ist die Rechnung geprüft worden, geht diese direkt weiter zum Mitarbeiter, welcher die Verbuchung vornimmt und von dort direkt zur Ablage, ohne großen Arbeitsaufwand.

Arbeiten und Zugriff ohne Installation

Ein großer Vorteil von eCOUNT besteht darin, dass die Software nicht installiert werden muss, sondern dass der Zugriff über einen Browser oder auch über Tablet und Smartphone genutzt werden kann. So ist ein Arbeiten von unterwegs genauso möglich, wie der Zugriff eines Außendienstmitarbeiters auf relevante Daten.

Aufbewahrung von Dokumenten

Das Gesetz schreibt vor, dass Dokumente gewisse Zeiten aufbewahrt werden müssen. Häufig stehen dafür farblich sortierte und beschriftete Ordner im Archiv. Eine Suche nach Dokumenten ist dann eher mühsam. Immer häufiger steigen Unternehmen deshalb auf die digitalisierte Variante um. Hierbei ist es wichtig, dass diese den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Das Stichwort ist hier revisionssicher. Kriterien hierfür sind die Reproduzierbarkeit, die Unveränderbarkeit, die Verlustfreiheit und weitere Punkte, die eine ordnungsgemäße Ablage garantieren.

Mit eCOUNT ist eine solche Archivierung in der Cloud möglich. Kunden können von überall Belege archivieren und direkt weiterverarbeiten. Auch der Zugriff ist von überall gewährleistet.

Dokumentenverwaltung für unterschiedliche Bereiche

Die Software eCOUNT ist für drei unterschiedliche Bereiche erhältlich.

• Finanz

• Vertrieb

• Personal

Je nach Bereich bietet jedes Paket spezifische Dokumentenverwaltung aus der Cloud, wie zum Beispiel für das Rechnungswesen, die Angebotserstellung oder die Personalverwaltungsunterlagen.

Vorteile der Cloud Lösung

Werden Daten im eigenen Unternehmen gespeichert, muss eine gute funktionierende Infrastruktur im Bereich der IT vorhanden sein. Es muss genug Speicherplatz zur Verfügung gestellt sein, ebenso wie eine ausreichende Sicherung. Wird die Sicherung in der Cloud erledigt, werden letztere Punkte ausgelagert und das Unternehmen braucht sich darum nicht zu kümmern und spart Geld. Zudem können über die Software, Abläufe gezielt gesteuert werden, was zu einer guten und effektiven Dokumentenablage für jedes Unternehmen führt.

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