Demografieberatung
Leitfaden zur Einrichtung von Home-Office

In der aktuellen Zeit arbeiten viele Menschen von zuhause aus. Die Demografieberatung hat einen Leitfaden erstellt, der einige der wichtigsten Fragen beim Mobile Working beantwortet.
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Aufgrund aktueller Anordnungen wegen des Coronavirus sehen sich Betriebe vor der Her- ausforderung, die Arbeitsplaätze und Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter dementsprechend umzugestalten, die Mitarbeiter zuhause zu lassen und weitgehend auf Home-Office (auch: Mobile Working) umzusteigen. Hierfür hat die Demografieberatung einen Leitfaden zur Orientierung erstellt, um Führungskräfte bei der langfristigen Umsetzung zu unterstützen.

SALZBURG/WIEN. Auch bei der Einführung von Home-Office gibt es Richtlinien, an die sich Führungskräfte halten müssen. Die Umsetzung muss beispielsweise auch genau mit dem Arbeitsvertrag geprüft werden müssen. „Es ist uns wichtig klarzustellen, dass wir keine Rechtsberatung sind. Das ist die Aufgabe von Wirtschaftskammer, Arbeiterkammer und Rechtsabteilungen. Unserer Expertise liegt darin, unserer Betriebe und die Mitarbeiter bei der Umsetzung zu unterstützen, in diesem Fall mit einem internen Leitfaden zur Implementierung von Home-Office“, so Lydia Breitschopf, leitende Demografieberaterin der Region Ost und Mitte, die weiter erklärt: "Der Leitfaden der Demografieberatung soll zu einem gemeinsamen Verständnis beitragen, gegenseitige Erwartungen im Betrieb klären und häufige Fragen im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten beantworten."

Arbeiten im Home-Office

  • Was wird unter mobilem Arbeiten verstanden?

"Home-Office beziehungsweise Mobile Working ist allgemein jede Arbeit außerhalb des Büros. Egal ob zu Hause, im Kaffeehaus, außerhalb von Terminen, etc. Legen Sie im Betrieb eine klare Definition fest."

  • Welche Tätigkeiten/Aufgaben eigen sich für die Nutzung von mobilem Arbeiten und wie organisieren wir uns?

"Nicht alle Tätigkeiten sind gleichermaßen geeignet um diese im Home-Office zu erle- digen. Ebenso sollten Sie festlegen ob es Termine mit fester Anwesenheitspflicht gibt und wie vorgegangen wird, wenn Mitarbeiter*innen diese nicht wahrnehmen können."

  • Welche Erwartungen gibt es in Hinblick auf die Erreichbarkeit bei Mobile Working?

"Mobile Working bedeutet nicht, dass Mitarbeiter ab sofort rund um die Uhr erreichbar sind oder sein müssen. Damit eine gute Zusammenarbeit weiterhin gewährleistet ist, müssen Betriebe fixe Zeiten der Erreichbarkeit festlegen. Zum Beispiel: Während der Kernarbeitszeit ( beispielsweise Mo-Fr 08.00 – 16.00 Uhr) sind die Mitarbeiter erreichbar und können kontaktiert werden. Außerhalb dieser Zeiten wird ein Rückruf oder eine Antwort auf E-Mails innerhalb des nächsten Halbtags erwartet."

  • Welche Erwartungen gibt es in Hinblick auf die Erreichbarkeit außerhalb der Kernzeiten?

"Besonders in Krisenzeiten ist es notwendig, dass die Mitarbeiter trotz Mobile Working informiert bleiben. Zum Beispiel mit der Bitte, regelmäßig die Mails zu checken um über aktuelle Veränderungen oder Entscheidungen Bescheid zu wissen."

  • Welches Medium nutzen wir zur firmeninternen Kommunikation?

"Neben den „Klassikern“ E-Mail, Telefon und Messenger-Diensten, ist es sinnvoll sich Gedanken zu machen, wie sich Teams trotz mobilem Arbeiten organisieren und zusammenarbeiten können. Hilfreiche Dienste für virtuelle Konferenzen sind Google Hangouts, Skype, go2meeting oder 3CX. Für Absprachen, Termin- und Arbeitsorganisation oder das Teilen von Inhalten sind Slack, Microsoft Teams oder Asana nützliche und übersichtliche Tools."

  • Gibt es Einschränkungen bei der Nutzung von Home-Office?

"Klären Sie ob und wann die Anwesenheit im Betrieb notwendig ist. Ebenso müssen Führungskräfte die Handhabung von Datenschutz und Dokumenten genau definieren. Dürfen Dokumente einfach mit nach Hause genommen werden? Gibt es fixe Mobile Working-Tage oder fixe Büro-Tage?"

  • Wie soll mit einer „Kontrolle“ der Aufgabenerfüllung umgegangen werden? Wie soll die Rolle der Führungskraft gestaltet sein, wenn der Mitarbeiter mobil arbeiten möchte?

"Bei Aufgaben, die von zuhause aus erledigt werden, haben Führungskräfte keine direkte Überprüfung des Arbeitsprozesses. Um Arbeitszeiten und Aufgabenpensum dennoch nachvollziehbar zu halten, können Mitarbeiter beispielsweise eine genaue Dokumentation der Arbeitszeiten und der darin erledigten Inhalte fordern."

Weitere Fragen, die laut der Demografieberatung, geklärt werden müssen sind:

  • Muss bei der Genehmigung angegeben werden, welche Aufgaben im Home-Office bearbeitet werden?
  • Ist eine Genehmigung jedes einzelnen Tages oder Anlassfalles mit mobilem Arbeiten notwendig?Reicht eine schriftliche oder mündliche Info oder nur ein Kalendereintrag?
  • Wie lange vorab muss angefragt werden?
In der aktuellen Zeit arbeiten viele Menschen von zuhause aus. Die Demografieberatung hat einen Leitfaden erstellt, der einige der wichtigsten Fragen beim Mobile Working beantwortet.
"Unserer Expertise liegt darin, unserer Betriebe und die Mitarbeiter bei der Umsetzung zu unterstützen, in diesem Fall mit einem internen Leitfaden zur Implemen- tierung von Home-Office“, so Lydia Breitschopf, leitende Demografieberaterin der Region Ost und Mitte.

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Autor:

Daniel Schrofner aus Salzburg-Stadt

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