ProConsult gibt Tipps
Digitale Buchhaltung – Was ist damit gemeint?
OÖ. Jeder spricht von Digitalisierung, wir wollen zeigen wie digitale Buchhaltung funktioniert.
Digitalisierung ist das Schlagwort der Stunde. Schon recht lange wird die Buchhaltung auf EDV-Systemen, also digital erstellt. Nebenbei sind aber noch viele manipulative Schritte (Belege sammeln, physische Übermittlung der Belege, händische Eingabe in EDV, Ausdrucken der Auswertungen) erforderlich gewesen.
Automatisierte Weiterleitung
Diese sollen nun durch digitale Abläufe ersetzt werden. Im Idealfall beginnt die Digitalisierung bei der Erfassung der im Unternehmen einlangenden Eingangsrechnungen. Diese gelangen entweder als Datensätze oder per Mail in das Unternehmen und werden nach Bearbeitung automatisiert an das Buchhaltungsprogramm weitergeleitet, welches an Hand des Datensatzes oder des Beleges bereits viele Inhalte erkennt und Buchungsvorschläge erstellt. Ähnlich ist der Vorgang auch bei den Ausgangsrechnungen und der Registrierkasse. Die per EDV erstellten Ausgangsrechnungen sowie die Daten aus der Registrierkasse werden automatisiert an die Buchhaltung weitergeleitet. Das Buchhaltungsprogramm erkennt, auf welche Konten diese Belege zu verbuchen sind. Die Belege können direkt beim jeweiligen Buchungssatz hinterlegt und jederzeit abgerufen werden, mühsames Suchen im Belegordner gehört der Vergangenheit an.
Bei konsequenter Anwendung des Systems sehen wir insbesondere folgende Vorteile:
• der Zeitaufwand für die Erstellung der Buchhaltung wird reduziert = Kostenreduktion
• die Qualität der Information wird dadurch besser
• die Belegsuche wird vereinfacht
• eine Weiterverarbeitung der Buchhaltungsdaten wird verbessert
PROCONSULT arbeitet mit diesem System seit nunmehr 10 Jahren. Die Umstellung erfordert aber eine gründliche Befassung mit den betrieblichen Abläufen, im Regelfall Umstellungen im Arbeitsablauf und eine entsprechende Aufrüstung im technischen Bereich (Programme, Scanner, leistungsstarke Server etc.) Gerne stehen wir Ihnen bei der Umsetzung beratend zur Seite.
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