Messeplanung: Smarter planen

Die beste Chance, die Zukunft präzise vorherzusagen, ist eine exakte Planung in der Gegenwart. Das gilt auch für Sie, wenn Sie auf einer Messe ausstellen möchten.
Man muss an vieles denken, wenn die Messe vor der Tür steht. Und manchmal kann die To-do-Liste für die Messeplanung endlos sein. Aber wenn Sie der folgenden Timeline folgen, kann Ihnen eigentlich mehr viel passieren.
Noch 12 Monate bis zur Messe – Ziele und Inhalte festlegen
Damit der Planungsprozess stressfrei bleibt, sollten Sie schon zwölf Monate vor der Messe mit der Planung beginnen. Hier sind ein paar Dinge zu beachten:
Passt die Teilnahme an einer Messe zu Ihren Unternehmenszielen?
Die Messeplanung sollte mit der Frage beginnen, ob das Ausstellen in Ihrem Interesse ist und ob die Teilnahme mit dem gesamten Marketingplan Ihres Unternehmens für das Jahr zu vereinbaren ist.
Hier sind einige Zielsetzungen, mit denen Sie Ihre Messeteilnahme begründen sollten:

• Steigern Sie Ihre Markenbekanntheit in einem neuen oder etablierten Markt? 
• Kommen Sie in Kontakt mit Kunden, um Leads und Verkäufe zu generieren? 
• Networken Sie mit Branchenexperten, Investoren oder potenziellen Geschäftspartnern? 
• Gewinnen Sie Wettbewerbsvorteile gegenüber anderen Unternehmen in Ihrer Branche? 

Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, suchen Sie eine Messe, die Ihren allgemeinen Marketingzielen entspricht.

Wählen Sie die passende Messe aus
Eine der effektivsten Methoden, um festzulegen, welche Messe Sie besuchen sollten, ist die Anforderung von Statistiken zu den jeweiligen Veranstaltungsoptionen. Anhand von Teilnehmerzahlen, demografischen Informationen, durchschnittlichen Standflächenkosten, Reisekosten und einer Liste der Teilnehmer, die teilgenommen haben, können Sie feststellen, ob die Messe für Ihr Unternehmen geeignet ist. Jetzt können Sie verschiedene Messen vergleichen, um zu sehen, welche die meisten Vorteile zum besten Preis bietet und ob der Standort und die Daten für Ihr Team funktionieren. Fragen Sie nach Frühbucherrabatten, um Geld für Standflächen und Ausstellungsgebühren zu sparen.

Noch neun Monate bis zur Messe - Messestand und Budgetierung
Jetzt ist es an der Zeit, definitive Messeziele festzulegen. Zur 9-Monats-Marke auf der Messe-Timeline sollten Sie sich mit Ihrem Team zusammensetzen, um realistische und erreichbare Messeziele, Messestandanforderungen und eine solide Budgetschätzung festzulegen.

Ziele
Die Ziele können sich je nach Messe oder den aktuellen Marketingzielen wie Produkteinführung oder Werbekampagne ändern. Darüber hinaus ist es wichtig, „Erfolg“ zu definieren, um die Messeergebnisse analytisch messen zu können. Teilen Sie diese Erfolgsbenchmarks Ihrem Team mit. Sobald die Ziele klar definiert sind, ist es an der Zeit, mit der Ausarbeitung der Details zu beginnen.

Ausstellungsdesign & Planung
Vor der Planung und Gestaltung einer Messeausstellung müssen Sie zunächst ermitteln, wie viel Platz Sie benötigen. Jetzt wird es wirklich wichtig, an Hand der Ziele zu planen. Im nächsten Schritt sollten Sie Ihre Anforderungen mit der Messebaufirma und der Messebauagentur besprechen. Erfahrene Aussteller sollten sich entscheiden, ob ihr vorhandener Messestand die Anforderungen erfüllen kann - oder ob Sie einen neuen Messestand mieten oder einen Messestand kaufen müssen.

Intelligente Budgetierung
Ihr Messebudget wird viel von dem bestimmen, was Sie erreichen möchten. Deshalb ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich frühzeitig für ein solides Budget entscheiden. Da Sie Ihre Ziele bereits definiert haben und den Bedarf Ihres Messestandes kennen, sollte es einfach sein, ein Gesamtbudget für Ihre Messestandkosten festzulegen.

Noch 6 Monate bis zur Messe – Stimmung machen
Sobald Sie die 6-Monats-Marke auf Ihrer Messe-Timeline erreicht haben, ist es an der Zeit, über die Marketingkampagne nachzudenken, die Sie rund um Ihre Veranstaltung durchführen möchten. Wenn Sie Ihre Werbung, Direktwerbung, E-Mail-Marketing, Werbeartikel und Werbegeschenke in diesem Zeitraum planen, haben Sie genügend Zeit, die für den Messeerfolg wichtige Stimmung aufzubauen.

Werbung, Social Media, Direct Mail und E-Mail Marketing
Egal, was Ihre Messeziele sind - es ist entscheidend, Besucher für Ihre Ausstellung zu gewinnen. In den kommenden sechs Monaten sollten Sie alles unternehmen, um Werbung zu platzieren und Besucher anzulocken. Surfen Sie in den Wochen vor Ihrer Veranstaltung auf der Social Media-Welle, um Reichweite und Spannung zu erhöhen.

Werbeaktionen und Werbegeschenke
Die Planung von Werbeaktionen und Werbegeschenken hängt von Ihrem Budget und Ihren Marketingzielen ab. Wenn Sie Produktbewusstsein schaffen, Produktproben verschenken und Präsentationen vor Ort durchführen möchten, können Sie mit Give-Aways viel erreichen. Wenn Sie Leads generieren möchten, sollten Sie mit In-Stand-Giveaways wie Stiften, Notizbüchern oder Süssigkeiten arbeiten. Lassen Sie die Teilnehmer einfach ein Lead-Formular ausfüllen, um ihr Werbegeschenk zu erhalten.
Noch 3 Monate bis zur Messe - Details und Schulung
Zum 3-Monats-Punkt sollten Sie alle wichtigen Details kennen. Es gibt jedoch viele kleinere Aufgaben, die in Angriff genommen werden müssen, bevor Sie zu Ihrer Veranstaltung aufbrechen können. Der letzte Teil Ihrer Messe-Timeline sollte sich darauf konzentrieren, diese Details zu finalisieren, Reisen und Unterkünfte zu buchen, Standpersonal zu schulen, Gäste und sich mit Kunden und potenziellen Kunden zu treffen.

Trainieren Sie Ihr Personal
Ein gut geschultes Standpersonal ist das größte Kapital, das Sie haben. Proben Sie Verkaufsgespräche, trainieren Sie die Mitarbeiter auf Produkte, diskutieren Sie die Markenbotschaften, die Ihr Unternehmen vermitteln möchte und erstellen Sie eine Liste von Zielen für Ihr Team. Wenn Sie diesen Prozess früh genug beginnen, haben Ihre Mitarbeiter genug Zeit, sich mit ihren Rollen vertraut zu machen.

Reisen und Unterkünfte
Die Anreise zu Messelocations kann schwierig werden, wenn Sie nicht sicherstellen, dass Sie alles im Griff haben. Wenn möglich versuchen Sie, Packages für Flugtickets und Hotelzimmer zu bekommen. Wenn Sie mindestens 3 Monate im Voraus damit planen, haben Sie gute Chancen, Zimmer- und Flugpackages zu bekommen.