Wie Sie hunderte Angestellte effektiv Motivieren und Managen

Ich habe Kooperationen mit kleinsten Unternehmen und mit großen Konzernen. Alle schaffen es stets zu jeder Zeit einen Ansprechpartner für alle Belange zur Verfügung zu stellen. Wenn die Kontaktperson krank ist, dann bekomme ich wenigsten eine Vertretung ans Telefon und die Arbeit scheint nie still zu stehen. Auf der anderen Seite habe ich auch Unternehmen kennen gelernt, in denen die Koordination von fünf Mitarbeitern schon schief lief. Für Sie habe ich mich nach den wichtigsten Regeln für das Personalmanagement in großen Volumen umgehört und bin auf erstaunlich einfache Lösungen gekommen, die ich Ihnen gerne schenken möchte.

Wenn Ihr Unternehmen Stück für Stück eine bestimmte Größe annimmt, dann kann das ein fantastisches Gefühl der Macht und Stärke in uns hervorrufen. Einige kennen auch die Angst des Versagens. Kann ich mich morgen noch an alle Mitarbeiternamen erinnern? Weiß ich wer was kann? Schaffe ich es noch jedem Mitarbeiter eine Urlaubsnachricht zu senden? Diese Fragen möchte ich Ihnen ersparen und mit einem klaren JA beantworten. Mit ein paar kleinen Kniffen werden Sie erstaunlich gut punkten.

Geben Sie acht auf Ihre Leute

Ein Traum von einem Chef sein. Das ist das Ziel für viele. Doch noch mehr Chefs ruhen sich in dieser Erleuchtung aus und verlassen sich auf Ihre Mitarbeiter. Das ist auch gut so. Doch heißt sich auf jemanden verlassen nicht gleich ihn zu verlassen. In gut laufenden Unternehmen bekommen Sie den Rücken frei gehalten und Sie können sich um Ihr Tagesgeschäft kümmern. Den ganzen Tag knüpfen Sie Kontakte, Verkaufen Sie Produkte und machen ganz hervorragende Termine. Herzlichen Glückwunsch! Doch was haben Sie vergessen? Natürlich, Ihre Mitarbeiter.

Glauben Sie mir: Ihre Mitarbeiter würden es schätzen, wenn Sie auch einmal aus Ihrem Büro herausschauen würden. Wissen Sie denn, welcher Mitarbeiter gerade Überstunden macht, oder gar Arbeiten mit nach Hause nimmt? Ich hoffe doch. Denn das sind die Fakten, die Sie als Chef im Überblick haben sollten. Egal, ob Ihr Unternehmen einen Angestellten hat oder zehntausend. Es ist von großer Bedeutung für Ihre Leute, dass der Chef vorbei schaut und sich erkundigt. Setzen Sie doch einmal einen Beratungsvortrag für Ihre Mitarbeiter an, wie sie privat Steuern sparen können. Das führt dazu, dass Sie sich ein gewaltiges Vertrauen aufbauen, welches automatisch zu mehr Arbeitsmoral führt.

Die Moral schafft auch Einigkeit. Wenn Sie sich beim Fließbandarbeiter oder bei einem Topmanager melden, um ihn zu fragen, wie es denn so geht, dann wird dieser begeistert sein. Ich denke hier an Donald Trump, der jeden Monat mit etwa 300 Mitarbeitern in seinem Unternehmen persönlich gesprochen hat, um Probleme und Ideen zu erfahren. Spannend wird es, wenn Sie im Gespräch feststellen können, wie der Mitarbeiter das Unternehmen sieht, indem Sie arbeiten. Wenn Sie merken, dass der Kerngedanke Ihrer Vision nicht unterstützt oder verstanden wurde, dann ist es Ihre beste Chance dies jetzt zu kommunizieren.

Zieren Sie sich nicht. Reden Sie ab jetzt jeden Tag mit mindestens einem Mitarbeiter – besser fünf. Dies kostet Sie kein Geld, nur etwas Zeit. Dafür aktivieren Sie im Monat viele Multiplikatoren, die gut über Sie sprechen werden. Liebt der Mitarbeiter Sie und das Unternehmen, in dem er arbeitet, dann schreibt er es ins Internet oder gibt es an die Verwandtschaft weiter. Wer auf seine Leute acht gibt, ist klar im Vorteil.

Sie werden auch Schwierigkeiten meistern

Bevor die Schwierigkeiten in einem Unternehmen beginnen, müssen Sie sich fragen, ob Sie überhaupt in der Situation sind sich zu vergrößern bzw. mehr Personal aufzunehmen. Jede Veränderung bringt harte Arbeit und neue Fähigkeiten mit sich, die es auszuspielen gilt. Ich weiß, dass es extrem schwer sein kann neue Positionen zu besetzen und einen geeigneten Kandidaten zu finden. Dieser Schritt ist nicht binnen weniger Stunden getan. Wachstum bedeutet auch wachsender Aufwand in der Verwaltung und bei der Anpassung der Umwelt.

Ich habe bei McKinsey gemerkt, wie viel man getan hatte, um schnell wachsen zu können. Die Unternehmensberatung hat mit einer enormen Präsenz an Eliteuniversitäten geglänzt und über Wettbewerbe die Besten von den Besten herausgesiebt. Als fünfter Preisträger vom CEO of the future-Wettbewerb wurde mir die Arbeit im Unternehmen auch von allen Seiten schmackhaft gemacht. Die Bewerbungen für eine freie Stelle sind so überdimensioniert, dass man eine Ablehnungsquote von fast 99 Prozent hat. Was hat das alles mit effektivem Personalmanagement zu tun?

Sie müssen sich mit viel Mühen bestehende Experten im Boot behalten und mit einem Schlag neue Leute gewinnen. Mit einer Bewerberdatenbank aus vergangenen Bewerbungen kommt man schon recht weit. Halten Sie auch hier persönlichen Kontakt. Was halten Sie von Hand geschriebenen Postkarten für Ihre High-Potentials auf der Liste? Ich wette, wenn Sie dies einmal im Quartal machen, dann steigt die Einstellungsmöglichkeit bei Bedarf um einen kleinen zweistelligen Prozentsatz.

Verknüpfen Sie Personen mit Projekten

Eine leichte Möglichkeit sein Personal bis zu etwa 1000 Mitarbeitern zu kontrollieren habe ich noch für Sie. Statt einzelne Prozessschritte und Aufgaben zu übergeben, übergebe ich stets komplette Projekte. Dieses Projekt kann natürlich mit zahlreichen anderen verknüpft sein. So entstehen ein Komplex aus zusammengehörigen Fertigstellungsgraden und ein funktionierendes Unternehmen. Wichtig ist nun, dass jeder Mitarbeiter oder eine kleine Gruppe auch einen gewissen Verantwortungsbereich inne hat. Sagen Sie ganz klar, wer für was verantwortlich ist.

Der Vorteil ist, dass Ihr Unternehmen hauptsächlich durch weitere Aufgaben, Kunden oder Verantwortungsbereiche wächst. Hier können Sie einfach einen passenden Mitarbeiter für einen Bereich finden. Das tolle dabei ist, Sie können Mitarbeiter dazu bringen, ihre Lieblingstätigkeiten auszuwählen und Jobs danach vergeben, so weit es geht. Ein weiterer Vorteil ergibt sich aus dem Prozessgedanken. Strukturieren Sie sich doch einmal alle Prozesse in Ihrem Unternehmen in kleine Teile. Dann sehen Sie, wer welche Aufgaben übernehmen kann.

Trauen Sie sich mehr Training und Fortschritt

Da nun jeder weiß, woran er genau arbeitet, haben Sie die Möglichkeit tiefer in die Motivation einzusteigen. Für mich ist das eines der elementarsten Regeln, dass Mitarbeiter motiviert werden müssen. Jeden Tag suche ich mir jemanden heraus, den ich als Persönlichkeitscoach zur Seite stehen möchte. Dann klären wir Arbeitsmotivation, Freizeitgestaltung und Familiäre Angelegenheiten. Oftmals höre ich dabei einfach nur zu. Zu weit aus dem Fenster lehnen möchte ich mich nicht, da ich kein Psychologe, sondern ein Unternehmer bin. Deshalb unternehme ich auch viel und unterlasse nicht.

Zu dieser Motivation gehören auch Schulungen, welche speziell auf die Fachabteilungen ausgerichtet ist. Allgemeine Veranstaltungen zur persönlichen Entwicklung sind am Abend sehr gefragt. Bieten Sie doch einmal Ihren Mitarbeitern eine Veranstaltung zum Thema Work-Life-Balance an. Sorgen Sie nur dafür, dass der Coach versteht, dass Ihre Mitarbeiter nicht dazu motiviert werden sollen, nicht mehr zur Arbeit zu kommen, sondern viel mehr effektiv arbeiten sollen. Scheuen Sie sich nicht vor Coaches. Wenn Sie alle Mitarbeiter einladen, dann sind die stündlichen Kosten zu verkraften und das Gemeinschaftsgefühl nicht schlecht. Am besten laden Sie auch die kompletten Familien ein, damit diese die Arbeit ihrer Angehörigen verstehen und unterstützen können.

Schaffen Sie ein freundliches und gestärktes Arbeitsumfeld

Es liegt in der Natur der Menschheit, dass es zu Konflikten kommen kann, wenn mehrere Menschen an einem Ort zusammen treffen. Dieses Potenzial ist ausnahmslos negativ zu bewerten, denn jeder Knick im Mitarbeiterumfeld ist gleichzeitig ein Riss in Ihrem Firmenfundament.

Ich lege stets sehr viel Wert darauf, dass die Mitarbeiter in einem moralisch sauberen Umfeld arbeiten. Dazu gehört, dass ich klare Regeln aufsetze und diese dann zu befolgen sind. Das klingt etwas hart, ist es aber nicht, da ich es selbst vorlebe. Leben Sie Ihre eigenen Regeln überpräzise vor und man wird eher mitziehen. Schaffen Sie sich Vertrauen. Seien Sie konsistent in Ihrem handeln. Wenn bei mir im Team jemand aus der Reihe tanzt, dann kommt es zu einem Gespräch. Sollte das nicht wirken, dann gibt es eine öffentlich wirksame Entfernung aus dem Team. Ganz klar. Niemand wird schlecht gemacht, so dass keine Atmosphäre der Angst entsteht. Alles läuft sehr harmonisch ab.

Simulieren Sie das familiäre Unternehmen

Was machen Sie, wenn sich Mitarbeiter über das Wachsen des Unternehmens beschweren? Was ist, wenn Fragen aufkommen, wer dieser neue Typ ist und wie er heißt? Dieser Gefahr ist man ausgesetzt. Sie haben zwei Handlungsmöglichkeiten. Entweder stoppen Sie schnell Ihr Wachstum (sicherlich machen Sie das nicht) oder Sie entwickeln eine Strategie der familiären Außenwirkung. Es bedarf nicht viel Aufwand diese zu erreichen. Ich kenne alle Mitarbeiter beim Namen. Auch in meinem Verein mit dreihundert Mitgliedern kenne ich alle, die irgendwann mal vorbei kommen mit dem Namen und spreche sie damit an.

Als Mitarbeiter in einem Einhundertmannunternehmen würde ich es klasse finden, wenn der Chef mich persönlich kennt. Sie werden überrascht sein. Bis zu fünfhundert Nachnamen merken Sie sich sicherlich. Wenn mein Chef dann auch noch einmal mit meiner Abteilung ein Eis essen gehen würde, dann wüsste ich, dass er sich um mich kümmert. Wenn ich das selbst wollen würde, dann sollten Sie es auf jeden Fall machen. Gehen Sie zu Fußballspielen, gehen Sie Eis essen, der Weihnachtsmarkt gehört Ihnen genauso wie ein Jahrmarkt im Sommer. Eine gemeinsame Wanderung und viele andere solche Tätigkeiten in kleinen bis mittleren Gruppen lassen das Herz aufblühen. Das wollen Sie doch?

Zu guter Schluss kann ein Newsletter bzw. ein Firmenblog viel helfen. Wer auf einer Website alle neuen Mitarbeiter vorstellt (mit Bild und kleiner Hintergrundgeschichte), der braucht keine Angst haben, dass jemand unbekannt im Unternehmen herumläuft. Wenn nun jeder weiß, welche Hobbys ein Kollege hat, finden sich schnell ein paar Menschen zusammen, die sogar in der Freizeit etwas miteinander unternehmen. In einer Bank, in der ich einmal gearbeitet habe, wurde per Flurfunk verbreitet, dass eine Person am nächsten Wochenende klettern ginge. Glauben Sie mir: Ein Jahr später ging die komplette Abteilung regelmäßig in die Alpen wandern und die sportlichsten unter Ihnen auch klettern. Diese Harmonie wünsche ich mir für Sie. Schaffen Sie Freude!