Digitalisierung

Strategie für kleine Betriebe

Die Digitalisierung schreitet schnell voran. Dabei können auch kleinere Betriebe gerade in der aktuell schwierigen Zeit vom digitalen Wandel profitieren.

Jeder Unternehmer muss für sich selbst beantworten, wie weit seine Digitalisierung gehen soll. Erfolgreich werden die sein, die die Chancen der Digitalisierung nutzen, sich aktiv damit befassen und auch Unterstützung von Experten annehmen.

Chancen und Potenziale

Gerade in der aktuellen Zeit zeigt sich sehr deutlich: Der Zug der Digitalisierung fährt ständig weiter, egal ob man einsteigt oder nicht. Vielleicht fährt ja ein Konkurrent bereits voraus. Daher ist es ratsam, sich ernsthaft mit den Chancen und Vorteilen der digitalen Technologien zu beschäftigen. Da die Digitalisierung alle Unternehmensbereiche betrifft und deswegen eine hohe strategische Relevanz hat, muss die Geschäftsführung der Treiber der digitalen Veränderungen sein. Das Thema darf nicht durch fadenscheinige Ausreden verdrängt werden (s. „Die (Schein-)Argumente auf dem Weg zur Digitalisierung“). Man sollte sich überlegen, welchen „digitalen Reifegrad“ man in absehbarer Zeit anstreben will. Welche digitalen Veränderungen und Verbesserungen in den einzelnen Abteilungen sinnvoll sind. Klein und überschaubar zu beginnen ist besser, als alles auf einmal erledigen zu wollen – das geht wahrscheinlich schief. Denn das Tagesgeschäft ist ja auch noch zu erledigen.

Digitalisierungsstrategie

Braucht ein kleiner Betrieb eine umfassende Digitalisierungsstrategie? Die Antwort ist eindeutig „Ja“. Damit ist nicht gemeint, tonnenweise Konzepte zu verfassen, sondern auf wenigen Seiten einen klaren knackigen „Fahrplan“ zu erstellen, damit jeder im Betrieb weiß, wohin die „digitale Reise“ geht. Eine interne offene Kommunikation über die geplanten Digitalisierungsmaßnahmen räumt viele Zweifel aus. Mancher Mitarbeiter fühlt sich vielleicht „abgehängt“, sorgt sich um seinen Arbeitsplatz.

Digitalisierung ist kein Wundermittel

Welche Abläufe sind digitalisierbar? Sind Schulungen notwendig, haben Mitarbeiter bereits ausreichend digitale Kompetenzen. Konkrete Formulierungen helfen bei der Erreichung der Ziele. Zum Beispiel: „Einsatz von Social Media, um Stammkunden zu binden und neue Kunden zu gewinnen“, „Einführung eines Online-Beschaffungsystems“ oder „Software für die elektronische Dokumentenverwaltung“. Hilfreich dabei: Ein definierter Zeitrahmen für die Umsetzung der digitalen Projekte sowie feste Termine, um den Projektfortschritt mit den Mitarbeitern zu besprechen. Betriebe, die noch wenig bis gar keine Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten haben, können externe IT-Berater einbinden, die auch über Branchenwissen verfügen. Dafür ist die Digitalisierungsinitiative „KMU Digital 2.0“ eine gute erste Anlaufstelle. Speziell ausgebildete und zertifizierte Berater in allen Bundesländern gehen auf die individuelle Situation von Kleinbetrieben ein und schaffen Überblick und Sicherheit im Dschungel der digitalen Möglichkeiten.

Was sind „digitale Technologien“?

Oft fällt es schwer, bei den zahlreichen IT-Begriffen den unmittelbar realen Nutzen zu erkennen. Was steckt hinter den gängigen Begriffen der digitalen Technologien:

• Big Data, Internet der Dinge
  
• Cloud Computing
• Cyber Security
• CRM
• Digital Engineering und Manufacturing
• E-Procurement
• Social Media

Big Data, Internet der Dinge

Die Internetgiganten verdeutlichen, wie wertvoll „große Datenmengen“ (Big Data) heute schon sind – der Rohstoff der Zukunft. Das massenhafte Erfassen, Speichern und Verarbeiten von Daten bietet enormes Potenzial. Moderne Fertigungssysteme erfassen kontinuierlich prozessrelevante Informationen und geben sie in digitalisierter Form weiter. Mit einem Datenmanagement-Systems kann der Anwender diese Parameter beobachten und damit eine optimal auf den jeweiligen Einsatzfall abgestimmte Fertigungsüberwachung konfigurieren. Es lässt sich flexibel bestimmen, welche Kriterien geprüft werden und wie eng dabei die Toleranzen sind. Dies hilft Fehler frühzeitig zu erkennen, zu vermeiden und Prozesse zu optimieren.
Unter Internet der Dinge (Internet of Things - IoT) versteht man, dass Geräte, ausgestattet mit Sensoren, mit dem Internet und auch untereinander verbunden sind und so zu „intelligenten“ Objekten werden. Die Objekte (Dinge) generieren laufend Daten (Big Data) in Echtzeit über verschiedene Parameter (Zustand, Standort, Prozessfortschritt) einer Anlage. Durch ausgefeilte Auswertungen kann man aus den Daten wichtige Erkenntnisse für den Betrieb ziehen. Zum Beispiel, wie kann man Prozesse optimieren oder Energie einsparen. So gibt es etwa eine bereits praxiserprobte Anwendung in einem Metallbaubetrieb: Ein IoT-fähiges Gasmanagement, gesteuert per Notebook, analysiert und kontrolliert den Einsatz von teurem Schutzgas für den Schweißprozess. Die zusätzliche Einsparung von Schutzgas bedeutet in diesem Fall auch eine umweltfreundliche Reduzierung der CO2-Emissionen.

Cloud Computing

Im Gegensatz zum internen Server kann extern ausgelagertes Cloud Computing gerade kleinen Betrieben große Vorteile bringen: Der Cloud-Server steht in einem sicheren Rechenzentrum. In der fixen monatlichen Miete inkludiert: professionelle Betreuung, tägliche Backups, ständige Wartung, flexibel skalierbare Rechenleistung, Firewall, Spam- und Virenschutz. Und die Mitarbeiter greifen vom lokalen Arbeitsplatzrechner zu oder zeit- und ortsunabhängig mobil mit Notebook, Tablet oder Smartphone. Natürlich liegen die Daten nicht mehr im Haus, doch einem zertifizierten Provider muss man eben vertrauen. Genauso wie der eigenen Hausbank beim Online-Banking.

Cyber Security

Das Risiko einer „Hacker-Attacke“ ist bei kleinen Betrieben überschaubar, dennoch sind Datenschutz und Sicherheitsvorkehrungen angesagt: Individuelle Zugriffberechtigungen für Mitarbeiter, sichere Passwörter, verschlüsselte, digital signierte E-Mails bei vertraulichen Inhalten.

CRM und betriebliche Organisation

Die Digitalisierung der betrieblichen Organisation gelingt mit mobiler Zeiterfassung, digitaler Dokumentenverwaltung und Kundenmanagement-Software (CRM). Die Zeiten für einzelne Aufträge werden mobil und digital über eine App am Tablet oder Smartphone erfasst. Dokumente von Kunden und Projekten werden umweltfreundlich elektronisch verwaltet, verschickt und gespeichert. Noch vorhandene Papierdokumente werden eingescannt (digitalisiert). Eine CRM-Software (Customer Relationship Management) behält den Überblick über alle Kundendaten, erfasst zentral alle Telefonate, E-Mails und ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Kundenwünsche.

Digital Engineering und Manufacturing

Die Prozesskette Planung, Konstruktion und Fertigung (Digital Engineering) beginnt mit einer guten Idee, geht weiter zu einem CAD/CAM-System und einem übergeordneten Manufacturing Execution System (MES). Ein MES ist sozusagen das Gehirn der Fertigung. Es vergisst im hektischen Tagesgeschäft keine Aufträge, denkt vorausschauend und verteilt die in der Arbeitsvorbereitung erstellten Fertigungsanweisungen auf die Ressourcen der verfügbaren Maschinen. Engpässe auf den Fertigungsstationen und lange Liegezeiten lassen sich damit vermeiden. Das MES vernetzt alle Prozesse und führt die Blechprodukte wie ein Navigationssystem transparent, termingerecht und kostenoptimierte durch die Produktion. Im Digital Engineering kann der Anwender jeden Fertigungsschritt in seiner Blechproduktion erfassen, planen und auswerten. Es schafft digitale Transparenz über die gesamte Wertschöpfungskette der Blechverarbeitung. Digital Engineering vereinfacht und beschleunigt alle einzelnen Stufen der Planung, Konstruktion und Fertigung. Den letzten Prozess, die digitale Fertigung, kann man durch Verwendung des 3D-Drucks nachhaltig gestalten, weil sich im Gegensatz zur klassischen Zerspanung der Materialverbrauch (keine Späne) reduzieren lässt.

E-Procurement

Die Digitalisierung ist im Einkauf bereits vielfach gelebte Praxis: So werden Bestellungen online über Plattformen getätigt, Produkt- und Artikeldaten digital verfügbar gemacht oder elektronische Benachrichtigungen seitens der Lieferanten übermittelt, wenn ein gewisser Mindestlagerbestand erreicht ist. E-Procurement ist der digitale Beschaffungsprozess von der Bestellung bis zur Rechnungslegung über ein ERP-System (Enterprise-Ressource-Planning-System).

Social Media

Die Inhalte (Content) werden noch mehr an Bedeutung gewinnen. Wichtig ist, dass man auf allen Social-Media-Kanälen Content produziert, der für die Zielgruppe relevant ist und einen Mehrwert bietet. Die sozialen Medien können viel bringen, weil die Vernetzung der User weite Kreise zieht, was großes Potenzial für betriebliche Inhalte bietet. Es kann sich also lohnen, die „Social-Media-Channels“ zur kostengünstigen, raschen Kundenansprache und sowie Bekanntheit zu nutzen – zahlreiche Unternehmen aus der Branche tun das bereits. Man kann als Experte auf seinem Wissensgebiet Fachwissen, Tipps oder Erklärvideos posten. Wichtig dabei: Die Interaktion mit der Zielgruppe muss man ernst nehmen, sie darf nicht abreißen. Auf Kommentare oder Fragen muss man schnell antworten. Das zeigt Kompetenz und hohe Servicebereitschaft.
Social-Media-Portale, die auch für kleine Betriebe nützlich sein können sind Facebook, Instagram (Hashtags zu eigenen Themen), die Business-Netzwerke LinkedIn und Xing, der Fotokatalog Pinterest, Twitter („Tweets“ mit Text, Bild, Video, Hashtags), Whats App und Wikipedia (Fachartikel schreiben). In der weltweit größten Videothek YouTube kann man eigene Videos hochladen, um zum Beispiel erklärungsbedürftige Produkte ausführlich und detailliert vorzustellen. Bereits viele Gewerbebetriebe betreiben Social-Media-Kanäle, weil die Texte, Bilder und Videos überall und jederzeit komfortabel mit Tablet oder Smartphone abrufbar sind.

Die (Schein-)Argumente auf dem Weg zur Digitalisierung

Die Digitalisierung ist nur für Industriebetriebe / Das rentiert sich nicht für unseren Kleinbetrieb!
Das ist alles viel zu teuer, für uns unrealistisch / Das hat nichts mit der Handwerks-Praxis zu tun / Soziale Medien lehne ich ab, ich rede mit meinen Kunden persönlich / Ich habe neben dem Tagesgeschäft keine Zeit für sowas / Keiner Im Betrieb kennt sich richtig aus.