Vösendorf

Digitalisierungsschub für Gemeinde

BEZIRK MÖDLING. Anzahl und Qualität von Cyberangriffen sind in den vergangenen Jahren gestiegen, auch Organisationen und Gemeinden sehen sich immer öfter Angriffen ausgesetzt. Ein Umstand, der besonders bei selbst betriebenen IT-Infrastrukturen zum fatalen Problem werden kann. Die Marktgemeinde Vösendorf hat deshalb mit ihrem IT-Partner das Sicherheitsniveau hochgeschraubt und gleichzeitig ihren Mitarbeitern modernes, ortsungebundenes Arbeiten ermöglicht.

Sicherheits-Update als Auslöser


Alles begann mit einem Sicherheits-Update für den Microsoft Exchange Server, der nur Installationen betraf, die selbst vom Kunden betrieben wurden. Dabei nutzten Angreifer weltweit den Umstand aus, dass viele IT-Verantwortliche die Sicherheitslücke noch nicht geschlossen hatten und damit leichte Beute für Attacken aller Art waren. Auch die Gemeinde Vösendorf war von dem Problem betroffen und musste schnell handeln. Bei der Suche nach der für die eigene Gemeinde passende Lösung, wurde Vösendorf von anderen Gemeinden inspiriert, die ihren Exchange Server bereits als Cloud-Dienst betrieben. Diese waren nicht von den Attacken auf lokal betriebene Server betroffen, da die Cloud-Umgebung seitens Microsoft automatisch geschützt ist. So wurde auch in Vösendorf der Umzug in die Cloud angedacht.

„Sicherheit, sowohl im Sinne von Cybersecurity als auch Datenschutz wird bei uns großgeschrieben. Daher wollten wir eine Lösung, die nicht nur beim heutigen Stand der Technik mithalten kann, sondern auch automatisch mit den Bedrohungsszenarien Schritt hält“, so Simone Plank, Amtsleiterin der Gemeinde

Geringerer Wartungsaufwand

Gründe für den Schritt in die Wolke gab es zahlreiche. Außer den Sicherheitsaspekten würden sich von einem Wechsel in die Cloud noch viele andere Vorteile ergeben, untermauert Plank die Entscheidung: „Wie etwa die bessere Möglichkeit für externe Zugriffe von mobilen Geräten, eine bessere Planbarkeit der Kosten oder der viel kleinere Wartungsaufwand, da wir diesen an Microsoft als Betreiber abgeben können“. Alles Faktoren, die für eine digitale Transformation sprachen.

Vom ersten Gedanken ging es daher bald in die Umsetzung, unterstützt vom langjährigen IT-Dienstleister Heicon Smart Infrastructure & IT Solution. Besonders beeindruckend war dabei die Geschwindigkeit des Wechsels von eigenen Servern hin zur Cloudplattform. Über nur ein einziges Wochenende konnten die rund 100 Postfächer der Anwender mit teilweise über 30GB Daten pro Postfach migriert werden.

Als die Mitarbeiter in der Gemeinde Vösendorf am vergangenen Montag ihre Rechner hochfuhren, konnten sie umgehend mit dem neuen System arbeiten. Dank der bereits gegebenen Erfahrung mit Microsoft Office, gab es keine Reibungspunkte. „Wir haben nicht eine negative Rückmeldung bekommen“ freut sich Plank über die nahtlose Umstellung. Die professionelle Betreuung durch einen erfahrenen IT-Partner, der auch nach der Umsetzung für etwaige Fragen zu Verfügung steht, hat maßgeblich dazu beigetragen.

Höchste Sicherheitsstandards auch unterwegs

Eine große Veränderung ist doch allen aufgefallen, und zwar, dass die Mitarbeiter*innen durch den Wechsel in die Cloud nun ortungebunden sicher auf ihre E-Mails sowie Inhalte der Gemeinde zugreifen können, auch von einem Smartphone aus. Für den Zugriff auf das System und seine Daten von außen, beispielsweise mit Handy oder Laptop im Homeoffice gilt automatisch VPN und die 2-Faktor Authentifizierung als Standard. Auch wenn Mitarbeiter aufgrund von Auswärtsterminen oder Weiterbildungen nicht im Büro sind, tut das der Kommunikation keinen Abbruch.

„Mit der Umstellung auf Microsoft 365 werden die internen Arbeitsprozesse noch effizienter und einfacher. Mit den intuitiven Office-Anwendungen, den ausgefeilten Clouddiensten und den hohen Sicherheitsstandards ist Microsoft 365 die erste Wahl für uns.“ freut sich Bürgermeister Hannes Koza und führt fort: „Durch die Synchronisation über die Microsoft-Cloud ist zudem das Arbeiten an jedem Ort, zu jeder Zeit, einfach und unkompliziert möglich und ich freue mich schon, wenn mit der lokalen Region Österreich die Microsoft Cloud in Zukunft noch näher bei uns sein wird.“

Vielen Möglichkeiten

An weiteren Ideen für die Zukunft mangelt es der Gemeinde nicht, die eine Vorreiterrolle in Sachen Digitalisierung von Gemeinden anstrebt. So wird etwa über einen Gemeinde-Online-shop für Merchandising oder Eintrittskarten nachgedacht. Auch Eintritt in das Gemeindebad, der mit der Vösendorf Card verbunden ist, wäre eine Möglichkeit.
Aktuell in Planung ist der digitale Zutritt zu den Müllinseln. So können Bürger beispielsweise die Schranken zu den Entsorgungsstationen der Gemeinde mit Hilfe der Karte öffnen. Das ermöglicht eine Erweiterung der Öffnungszeiten und erleichtert die Nutzung, da der Zutritt rund um die Uhr möglich ist. Ähnliches ist auch für die Hundezone geplant, um Hundebesitzern eine sichere und einfache Nutzung der Flächen zu ermöglichen.

Um alle Bürger über die Fortschritte der Digitalisierung zu informieren und Wissen und Verständnis für die dadurch entstandenen Vorteilen zu verbreiten, umfasst die Digitalisierungsstrategie der Gemeinde Vösendorf auch umfangreiche Öffentlichkeitsarbeit. Dabei werden vielfältige Kanäle genutzt, um die Bürger zu erreichen.