Standesamt-Bücher eingescannt

Zwei Melker Gemeinden als große "Digitaliserungs-Vorreiter"

Nach längerer Vorlaufzeit kann jetzt das Projekt des Gemeindeverbandes Melk „Digitales Standesamt im Bezirk Melk“ begonnen werden.

BEZIRK.  Der eigentliche Vorgang der Digitalisierung besteht darin, analoge in digitale Information umzuwandeln. Digitalisierung einer Gemeinde bedeutet, dass mittels digitaler Technologien zum einen interne Prozesse optimiert werden, zum anderen neue Produkte bzw. Dienstleistungen entstehen.

1939 bis 2014 am Computer

Die Umsetzung durch den GVU Melk der Digitalisierung der historischen Unterlagen erfolgt in Kooperation mit den Firmen gemdat NÖ, Reisswolf und der Caritas Recycling Werkstatt Pöchlarn.
Als eine der ersten Standesämter im Bezirk Melk haben Mank und St. Leonhard am Forst ein Digitalisierungsprojekt gestartet. Im Zuge dieses Projektes werden alle Personenstandsbücher samt zugehörigen Akten aus den Jahren 1939 bis 2014 eingescannt und elektronisch archiviert.

Nach umfangreichen Vorarbeiten war es Ende April in den Rathäusern der Gemeinden Mank und 
St. Leonhard am Forst soweit: sämtliche Geburten-, Ehe- und Sterbebücher wurden von der 
Fa. Reisswolf abgeholt und im Zuge eines gesicherten Transports zur Buchbinderei befördert. Diese wird die Bücher professionell auftrennen und für die Scanarbeiten vorbereiten. Zeitgleich arbeitet die CARITAS Werkstatt in Pöchlarn an der manuellen Beschlagwortung der gescannten Dokumente und bereitet diese ebenfalls für die Digitalisierung vor. Die vorbereiteten Buchseiten und Unterlagen werden von der Fa. Reisswolf gescannt, danach werden die Bücher unter größter Sorgfalt wieder in ihren ursprünglichen Zustand gebracht.

Abschluss im dritten Quartal

Ein Digitalisierungsprojekt in diesem Umfang ist ein sehr bedeutender Schritt für die durchführenden Standesämter. Durch die neu geschaffene Möglichkeit elektronisch auf sämtliche Personenstandsdaten zugreifen zu können, wird die tägliche Arbeit wesentlich vereinfacht. Die effizientere Suchmöglichkeit im neuen „Standesamts-ELAK“ erleichtert den Umgang und stellt sicher, dass die teils über 80 Jahre alten Bücher auch zukünftig erhalten bleiben. Voraussichtlich im 3. Quartal 2021 soll das Projekt abgeschlossen werden.