St. Pölten

Amtstafel ist jetzt digital

Als eine der ersten Städte überhaupt wurde in St. Pölten ein Pilotprojekt zur digitalen Amtstafel umgesetzt. Über 700 Leistungen erbringt die Stadtverwaltung täglich. Zeitgemäße Konzepte sorgen dafür, dass die zunehmenden Anliegen rasch und effizient erledigt werden.

ST. PÖLTEN. Die Amtstafel im Eingangsbereich des Rathauses mit zahlreichen Aushängen in Papierform ist durch zwei moderne, große Bildschirme mit Touch-Funktion ersetzt worden. „Seit geraumer Zeit war mit einem Platzproblem auf der alten Amtstafel im Eingangsbereich des Rathauses zu kämpfen. Rund 500 Verordnungen, Verlautbarungen, Kundmachungen, Bekanntmachungen und andere Schriftstücke wurden von uns jährlich ausgehängt“, weiß Martin Koutny vom Bürgerservice. Die Zahl der auszuhängenden Schriftstücke ist von Jahr zu Jahr gestiegen. Die Tatsache, dass viele der kundzumachenden Schriftstücke aufgrund der komplexer werdenden Rechtslage immer umfangreicher wurden, verschärfte das Platzproblem weiter.

„Die Umstellung auf eine digitale Amtstafel stellt einerseits die ordnungsgemäße Kundmachung und Verlautbarung sicher und verbessert andererseits das Service für die BürgerInnen durch eine übersichtlichere, besser lesbare, umfangreichere und jederzeit anpassungsfähigere Darstellung und Information. Zudem werden die neuen technischen Möglichkeiten genutzt und die Digitalisierung im Sinne einer bürgernahen, effizienten und transparenten Verwaltung vorangetrieben“,

freut sich Bürgermeister Mag. Matthias Stadler über die technische Neuerung.

Barrierefreie Bedienung – auch von Zuhause aus

Seit kurzem sind im Rathaus Eingang zwei 65 Zoll große Touch-Screens montiert, auf denen die einzelnen Verlautbarungen, Verordnungen, Kundmachungen und Aushänge durch Antippen mit dem Finger geöffnet werden können. Das Prinzip entspricht der Bedienung eines Handys mit Touchscreen.
Durch Antippen kann das gewünschte Dokument geöffnet werden. Umfasst das Dokument mehrere Seiten, kann mit Pfeiltasten umgeblättert werden. Bei der Schalfläche „Download“ kann ein QR-Code generiert werden, mit dem das Dokument ohne App auf ein Handy heruntergeladen werden kann. Ein Erklärvideo erläutert die genaue Funktion der Amtstafel.

„Der Inhalt der digitalen Amtstafel wird auf der Stadtwebseite gespiegelt, wodurch deren Inhalt auch von Zu Hause aus eingesehen werden kann. Die Bildschirme sind höhenverstellbar und können daher auch von RollstuhlfahrerInnen bequem bedient werden“,

verrät Koutny. Dieses Angebot soll spätestens zum Jahresbeginn auch gänzlich funktionieren.

700 Stunden Programmierarbeit für Schaukasten

„Bei der Suche nach möglichen Anbietern haben wir festgestellt, dass es offensichtlich noch nicht viele größere Städte gibt, die ihre Amtstafel digitalisiert haben. Wir haben mit der Firma Schaukasten Digital aus Wien einen Partner gefunden, der mit uns gemeinsam eine maßgeschneiderte Amtstafel entwickelt hat“ berichtet der Bürgermeister.

Unterschiedliche Magistratsabteilungen waren an der Entwicklung mit dem externen Partner beteiligt. Die Immobilien St. Pölten GmbH war für die Umgestaltung des Rathaus-Eingangs, die Herstellung der Leitungen und die Anbringung der Bildschirme verantwortlich. Für die Neugestaltung wurde eine Genehmigung des Bundesdenkmalamtes eingeholt und die Vorgaben genauestens eingehalten.

Details

Raphael Diendorfer, Geschäftsführer der Firma Schaukasten erläutert Programmdetails: „Der Ablauf der Aushänge erfolgt vollkommen automatisiert, bis hin zur Archivierung. Das System erstellt automatisch digitale Protokolle über Aushänge zur Nachweispflicht sowie digitale Zeitstempel. Diese elektronische Signatur auf den Aushängen ist unveränderbar und fälschungssicher, wodurch größtmögliche Rechtssicherheit gewährleistet werden kann.“ Sein Unternehmen hat über 700 Arbeitsstunden in die Neuentwicklung des Programms investiert, wobei Aktualisierungen oder Erweiterungen laufend hinzukommen. Das neu entwickelte System der digitalen Amtstafel kann nun auch von anderen Städten übernommen werden.

Gesetzesänderung als Grundlage

Der Aushang von Verlautbarungen, Kundmachungen und Verordnungen ist in den einschlägigen Gesetzen genau geregelt. Eine Gesetzesänderung im NÖ Stadtrechts-Organisationsgesetz in Frühjahr 2021 ermöglicht nun auch rechtlich explizit die Einrichtung von digitalen Amtstafeln. Allerdings schreibt die Rechtslage weiterhin vor, dass die Verlautbarung auf der Webseite allein nicht genügt, sondern auf einer Amtstafel - digital oder physisch --im Amtsgebäude ersichtlich sein muss.

40 MitarbeiterInnen im Rathaus wurden für die Bedienung der digitalen Amtstafel eingeschult. Sie sind künftig für das Hochladen und das Löschen der Dokumente auf der digitalen Amtstafel verantwortlich. Zudem wurden Richtlinien erlassen, welche die Rechtssicherheit gewährleisten. Der Gemeinderat hat dazu die Umstellung auf die digitale Amtstafel, sowie Richtlinien für die Verlautbarungen beschlossen.