Wie läuft eine Betriebsprüfung überhaupt ab?

Zu einer gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben, kurz GPLA, kommt es zunächst durch die GKK oder das Finanzamt, unter anderem bei langzeitlich ungeprüften Dienstgebern, aufgrund von Risikoanalysen oder auch Anzeigen. Die Ankündigung zur Prüfung beträgt eine Woche zuvor, direkt beim Dienstgeber oder zuständigem Steuerberater.

Steuerberaterin Sonja Haingartner betont, dass es in dieser Zeit besonders wichtig ist, alle Unterlagen über Buchhaltung, Lohnabgaben, Lohnkonten und Jahresabschlüsse sorgfältig zu kontrollieren. Haingartner erwähnt insbesondere Arbeitsaufzeichnungen, also wann und wie welcher Mitarbeiter gearbeitet hat, die gründlich vorbereitet werden sollen. Wenn der Unternehmer bei Durchsicht seiner eigenen Unterlagen bereits vorab einen Verstoß bemerkt, sei es vorteilhaft eine Selbstanzeige zu erstatten, so die Steuerberaterin. Diese würde dann eine Strafe verhindern.

Der Prüfer des Finanzamtes oder der GKK hat prinzipiell den Prüfungsvorgang im Betrieb des Unternehmers durchzuführen. Dabei beträgt der zu prüfende Zeitraum 3 bis maximal 5 Jahre. Für die Prüfung gilt grundsätzlich ein Wiederholungsverbot, das nur aufgrund von außergewöhnlichen Bedingungen wie beispielsweise Falschaussagen aufgehoben werden kann.
Bei der Schlussbesprechung hat der Dienstgeber nochmal die Möglichkeit, seinen Standpunkt sowie Rechtsansichten mithilfe von Beweismitteln vorzulegen.

Nach dieser Besprechung erstellt der Prüfer einen schriftlichen Bericht. Wenn es dabei zu Differenzfestellungen gekommen ist, fertigt der Finanzamtprüfer Abgabenbescheide aus. Anders allerdings der Prüfer der GKK, der nur eine Beitragsabrechnung stellt, jedoch keinen Bescheid.

Als Unternehmer gibt es aber die Möglichkeit sich bei der gesamten Prüfung von einem Steuerberater vertreten zu lassen.