Ein Zeitplan für das neue Messekonzept
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Messebau ist ein komplexes Geschäft. Es gibt eine Unzahl von Aufgaben, Abstimmungen und Verantwortlichkeiten. Vor allem auf Kundenseite, die einen Messebau plant, gibt es enormen Bedarf an Abstimmung. Das beginnt mit der Entscheidung, auf Messen auszustellen, einen Messestand dafür zu kaufen oder zu mieten, sich mit der Entscheidung für einen mobilen Messestand oder einem Systemmessestand zu beschäftigen und zieht sich über Standplatzgröße, Messestandideen bis zum Kampagnenmotiv.
Aber auch auf der Seite eines Messebauunternehmens in Österreich geht es nicht minder aktiv zu. Das zugehörige Team muss sich um die Beschaffung von Materialien für den Messestand beschäftigen, neue Konzepte integrieren und neue Grafiken erstellen und in optimaler Qualität drucken. Zudem muss entscheiden werden, wie die neuen Produkte präsentiert werden sollen – und das unter hohem Termindruck. Denn der Messetermin lässt sich nicht verschieben.
Um die zugesagte Termintreue auch einzuhalten, ist ein detaillierter Zeitplan zu entwickeln. Dabei ist es unerheblich, ob man einen neuen Messebau plant, oder ob nur die Grafiken für das aktuelle Messestanddesign zu erneuern sind. Ein gemeinsam mit dem Kunden entwickelter Zeitplan sorgt für genaue Zuordnungen, reduziert die Risiken und bietet allen Beteiligten ein Korsett, das sie stützt.
Ein perfekter Zeitplan berücksichtigt folgende Parameter:
- Sämtliche kritischen und genehmigungsfähigen Prozesse werden aufgelistet
- Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten werden bindend zugeordnet
- Die Termine auf dem Zeitplan müssen sorgfältig eingehalten werden müssen
- Wichtige Prozessschritte werden regelmäßig geprüft
Die vier wichtigsten Gründe für einen Zeitplan
Zeit ist wertvoll. Umso vorsichtiger muss man mit ihr umgehend. Messebauunternehmen in Österreich, die über lange Erfahrung verfügen, kennen die Bedeutung von Zeit und wissen, wie wichtig ein nachvollziehbarer Zeitplan für die Umsetzung eines Projektes ist.
1. Kapazitäten planen
Sobald der Messebauer weiß, an welchen Messen sein Kunde teilnehmen möchte, kann er seine Kapazitäten einplanen. Er kennt in der Regel die Messelocation, den Veranstalter und die Veranstaltung selbst – Gewähr für eine erfolgreiche Messeteilnahme
2. Verantwortlichkeiten zuordnen
Zeitpläne organisieren nicht nur die Termine. Viel wichtiger ist die Zuordnung der Verantwortlichkeiten. Sie definieren, wer was zu welchem Zeitpunkt erledigt haben muss. Deshalb ist ein Zeitplan auch eine Kommunikationsaufgabe. Denn auch die Verantwortlichkeiten des Kunden werden aufgeführt, um sicherzustellen, dass jeder Projektteilnehmer informiert ist.
3. Stress und Fehler reduzieren
Bei steigender Belastung unter Termindruck kommt es nahezu zwangsläufig zu Fehlern. Deshalb sollte der Zeitplan durchaus großzügig angelegt werden. So sind mögliche Fehler in den Arbeitsabläufen nicht nur zu erkennen, sondern auch zu beheben, ohne dass das gesamte Projekt in Frage gestellt werden muss. Das gewährleistet eine pünktliche und zuverlässige Anlieferung zum vereinbarten Zeitpunkt.
4. Lebenslanges Lernen
In unserer modernen Welt sind wir alle aufgefordert, täglich dazuzulernen. Aus Fehlern muss man lernen und neue Ansätze finden, die Ergebnisse zu optimieren. Nur so kann die Rentablilität gesteigert und die Ergebnisse verbessert werden.
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