Fluch Steuerberatung
Lohnverrechnung im Prüfungsfall: Darauf kommt es an
- Mag. Gernot Fluch und sein Team beraten Sie gerne.
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Bei einer GPLB-Prüfung (Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) zeigt sich in der Praxis immer wieder, dass Unterlagen fehlen, unvollständig sind oder nicht nachvollziehbar geführt werden.
Das kann zu Beanstandungen, Nachzahlungen oder Strafen führen. Umso wichtiger ist es, die wesentlichen Personal- und Lohnunterlagen vollständig und aktuell zu führen.
Lohnkonto
Für jede Dienstnehmerin bzw. jeden Dienstnehmer ist ein Lohnkonto zu führen. Darin sind neben den persönlichen Daten insbesondere die ausbezahlten Bezüge, Lohnabgaben und beitragsrechtlichen Grundlagen zu erfassen. Fehlende oder mangelhaft geführte Lohnkonten können bei einer Prüfung zu Beanstandungen führen.
Arbeitszeitaufzeichnungen
Auch die Arbeitszeitaufzeichnungen sind ein wesentlicher Prüfungsbereich. Zu dokumentieren sind insbesondere Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Ruhepausen. Arbeiten während Wochenend-, Feiertags- oder Ersatzruhe sind ebenfalls festzuhalten. Bei Durchrechnungszeiträumen müssen zusätzlich deren Beginn und Dauer dokumentiert werden.
Weitere wichtige Nachweise
Abhängig vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis sind im Rahmen einer GPLB-Prüfung unter anderem folgende Unterlagen relevant:
- Dienstverträge bzw. Dienstzettel
- Urlaubs-, Krankenstands- und sonstige Abwesenheitsaufzeichnungen
- Überstunden-, Provisions- und sonstige Entgeltaufzeichnungen
- Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen
- Beschäftigungsbewilligungen für Arbeitskräfte aus Drittstaaten
Tipp: Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Personal- und Lohnunterlagen vollständig, aktuell und nachvollziehbar dokumentiert sind. So sind Sie für eine GPLB-Prüfung gut vorbereitet und reduzieren das Risiko von Beanstandungen und Strafen.
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