Home-Office

Das sollten Sie beachten

TIROL. Das Home-Office stellt ein essenzielles Mittel zur Vermeidung einer Ansteckung mit Covid-19 und zur Verhinderung seiner Ausbreitung dar. Viele Arbeitgeber haben gemerkt, dass Arbeiten im Home-Office sehr effektiv sein kann. Für die ArbeitnehmerInnen hat Home-Office den Vorteil, sich erhebliche Arbeitswege zu ersparen. Während aber beim Ausbruch der Covid-Krise im März dieses Jahres schnelle und rasche Lösungen gefunden werden mussten, bleibt jetzt die Zeit, in Ruhe darüber nachzudenken, was bei einer Home-Office Vereinbarung alles bedacht werden soll. Die AK Tirol gibt Tipps & Tricks für die Personen im Home-Office.

Dauer der Vereinbarung

Zunächst muss geklärt werden, ob das Home-Office nur für eine bestimmte Zeitdauer vereinbart wird oder auf unbestimmte Zeit. Bei einer Home-Office-Vereinbarung auf unbestimmte Zeit sollte zusätzlich vereinbart werden, dass das Home-Office durch Erklärung des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers unter Einhaltung einer Frist wieder beendet wird, sodass man wieder auf seinen bisherigen Arbeitsplatz in der Betriebstätte des Arbeitgebers zurückkehrt.

Home-Office-Vereinbarung ersetzt den bisherigen Arbeitsvertrag nur in den genannten Punkten
Weiters sollte vereinbart werden, dass die Home-Office-Vereinbarung den bisherigen Arbeitsvertrag nur in jenen Punkten abändert und ersetzt, die in der Home-Office-Vereinbarung genannt sind. Dies bedeutet, dass nach Beendigung der Home-Office-Vereinbarung der bisherige Arbeitsvertrag wieder volle Gültigkeit erlangt.

Der Arbeitsort

Für die Dauer der Home-Office-Vereinbarung sollte die Wohnung mit der Wohnadresse des Arbeitnehmers als Arbeitsort festgelegt sein. Das führt dazu, dass es sich bei der Fahrtstrecke von der Wohnung in den Betrieb und zurück, um eine Dienstreise und somit um Arbeitszeit handelt, falls der Arbeitnehmer an einem Home-Office-Tag vom Arbeitgeber in den Betrieb gerufen wird.

Die Arbeitszeit

Sollte es Änderungen zur grundsätzlichen Arbeitszeit geben, müssen diese für die Dauer der Home-Office-Vereinbarung ausdrücklich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden, unter Umständen muss dafür auch der Betriebsrat herangezogen werden.
Anzuraten sind weiters Vereinbarungen, wonach der Arbeitnehmer nur zu den vereinbarten Normalarbeitszeiten für den Arbeitgeber erreichbar sein muss, dass Überstunden nur über ausdrückliche und nachweisbare Anordnung des Arbeitgebers geleistet werden müssen und der Arbeitnehmer den Arbeitgeber darauf hinzuweisen hat, falls die aufgetragenen Arbeiten nicht innerhalb der Normalarbeitszeit erledigt werden können.

Arbeitszeiten aufzeichnen

Bei Home-Office sollten die Arbeitszeitaufzeichnungen vom Arbeitnehmer geführt werden. In diesem Fall hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen anzuleiten und die vom Arbeitnehmer übermittelten Arbeitszeitaufzeichnungen zu kontrollieren. Bitte zeichnen Sie Ihre Arbeitszeiten und die Mittagspause möglichst genau auf.

Entgelt und Zusatzleistungen

Achten Sie darauf, dass das bislang vereinbarte Entgelt für die Dauer des Home-Office weiter aufrecht bleibt und dass eventuell gewährte zusätzliche Leistungen, wie etwa Essensgutscheine, weiterhin auch im Home-Office zustehen.

Computer, Monitor, Maus und Handy

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber auch im Home-Office verpflichtet, Tele-Bildschirmarbeitsplätze ergonomisch zu gestalten. Das bedeutet, dass die Bildschirmgeräte, also Monitore, Tastaturen, Mäuse, sonstige Steuerungseinheiten oder Zusatzgeräte dem Stand der Technik zu entsprechen haben. (Es kann notwendig werden, dass beim Arbeiten mit Laptop bei ständigen Arbeitsplätzen zuhause zusätzlich eine Tastatur und ein Monitor zur Verfügung gestellt werden müssen, um eine ergonomisch richtige Sitzhaltung und den richtigen Sehabstand zum Bildschirm zu ermöglichen.)

In diesem Fall sollte vereinbart werden, dass diese Arbeitsmittel vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bzw. installiert und gewartet werden.

Aufwandsersatz für die eigenen Arbeitsmittel

Falls Sie Ihren eigenen Computer, Ihr eigenes Handy und Ihr Internet für das Home-Office nutzen, sollte mit dem Arbeitgeber ein Anspruch auf Aufwandsersatz vereinbart werden. Dieser Anspruch steht zwar dem Grunde nach zu, für die Höhe gibt es aber bislang keine Regelungen.

Gerecht ist ein Kostenersatz in genau jener Höhe, in der auch ein Unternehmer bei gemischter, also sowohl privater als auch beruflicher Verwendung seiner Betriebsmittel die Kosten als Betriebsausgaben steuerlich absetzen kann. Denn was für einen Unternehmer Recht ist, muss auch für Arbeitnehmer gelten.

So kann ein Unternehmer bei beruflicher Nutzung privater Soft- und Hardware pauschal 60 % seine Kosten steuerlich absetzen, zum Beispiel für Computer, Laptop, Tablet, Drucker, Druckerpatrone und -papier, Virenschutzprogramm, externe Festplatte, Maus und Internet-Gebühren. Bei beruflicher Nutzung eines privaten Telefons kann ein Unternehmer je nach Beanspruchung zwischen 40 % und 90 % der Kosten steuerlich abschreiben. In genau gleicher Höhe müsste auch dem Arbeitnehmer ein Aufwandsersatz zustehen, falls er im Home-Office private Arbeitsmittel einzusetzen hat.

Und ein weiterer Kostenersatzanteil müsste auch noch für die Nutzung von Wohnraum und Möbel zustehen.

Private Nutzung, Beschädigungen von Arbeitsmitteln

Weiters sollte vereinbart werden, ob eine private Nutzung der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel erlaubt ist oder nicht. Für eine allfällige Beschädigung oder einen Diebstahl von Arbeitsmitteln (am besten „für alle materiellen und immateriellen“ Schäden) sollte vereinbart werden, dass diese durch eine vom Arbeitgeber zu bezahlende Versicherung abgedeckt sind. Und zwar egal, ob die Arbeitsmittel vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden. Diese Versicherung sollte auch Schäden umfassen, die durch im gemeinsamen Haushalt lebende Personen verursacht wurden. Verlangt der Arbeitgeber, dass Arbeitsmittel, Unterlagen und Daten sicher vor den Zugriffen anderer Personen verwahrt werden müssen, dann sollte auch vereinbart werden, dass der Arbeitgeber dafür auf seine Kosten geeignete Vorrichtungen zur Verfügung stellt. Dabei kann es sich zum Beispiel um versperrbare Behältnisse wie Kassetten oder Pilotenkoffer handeln oder auch um die Installierung einer sicheren Firewall.

Und noch wichtig: Arbeitgeber, Arbeitsinspektoren, Arbeitsmediziner und Sicherheitsfachkräfte haben kein Zutrittsrecht in Privatwohnungen. Ein Zutritt ist nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung möglich. Die für den Betrieb anwendbaren Vorschriften zur Raumhöhe, Raumtemperatur, erforderlichen Fenstern und Belüftungsmöglichkeiten gelten fürs Arbeiten in der Privatwohnung nicht.

Beendigung von Home-Office

Unbefristete Home-Office-Vereinbarungen sollten mit einer Beendigungsfrist für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer versehen werden. Je aufwendiger die Rückkehr zum Arbeitsplatz im Betrieb ist, desto länger sollte diese Beendigungsfrist sein. Eine Frist von einer Woche sollte aber nicht unterschritten werden. Einvernehmlich, also mit Zustimmung von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, kann man ohnehin und immer das Home-Office rasch beenden. Mit der Beendigung einer zusätzlichen Home-Office-Vereinbarung lebt das vorher bestandene Arbeitsverhältnis mit allen Rechten und Pflichten wieder auf.

Nichts voreilig unterschreiben

Und auch bei Home-Office-Vereinbarungen gilt: Nichts voreilig unterschreiben, sondern lassen Sie sich vorher arbeitsrechtlich beraten. Die Expertinnen und Experten der Arbeitsrechtlichen Abteilung der AK Tirol helfen telefonisch unter 0800/22 55 22 – 1414 oder als E-Mail-Anfrage: arbeitsrecht@ak-tirol.com.

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