Magistrat 4.0 in Villach

Digital vom Schulwart bis zum Gärtner

Rund 80 Prozent weniger Papier braucht man schon jetzt im Magistrat Villach. Das Magistrat 4.0, eine Vision.

VILLACH (aw). Digitalisierung, mehr als bloßes Schlagwort im Magistrat Villach. Magistrat 4.0 sei das Thema, erzählt Bürgermeister Günther Albel, das "papierfreie Büro" ein großer Brocken davon.
Tatsächlich wird es hier so effektiv umgesetzt, dass es selbst für Demonstrationszwecke kaum möglich ist im Büro des Bürgermeisters eine Aktenmappe ausfindig zu machen.
Tatsächlich gibt es keine Ablageordner in meterhohen Regalen, keine Papierstapel, keine Post, nichts dergleichen.

Das Ziel: ohne Papier

"Das ist das Ziel", sagt Bürgermeister Günther Albel zufrieden, während er nach unnachgiebiger Suche doch noch eine papierene Mappe findet. So – wie nach wie vor in den meisten Gemeinden und Ämtern üblich – habe es "früher" funktioniert. Dokumente wurden eingelegt, ein Adressat vermerkt, diesem zugestellt, unterzeichnet. Mit der digitalen Post ein gar unnotwendig gewordener Prozess, zumindest aus heutiger Sicht, findet Albel.

Tablet & Smartphone

Die Mitarbeiter hier besitzen Tablets – oder Smartphones – die Dokumente sind digital aufbereitet. Auch solche, die in Papierform einlangen, werden digitalisiert. Sie allesamt werden direkt an die betreffende Stelle gesendet, unterzeichnet, fertig. An jedem Teil des Prozesses einsehbar, transparent.
Komplizierte Wege zwischen zuständigen Abteilungen fallen ebenso weg wie schlichtweg "langwieriges Kopieren". "Wir haben es geschafft 80 Prozent unseres Papieraufwandes zu reduzieren", freut sich Albel.
Freilich aber archiviere man eingehende Dokumente nach wie vor. Intern seien diese jedoch nicht mehr im Umlauf, erklärt der Gemeindevorstand.

Schulungen, auch individuell

Ob das denn rein schulungstechnisch machbar ist? "Ja", heißt es kurz und bündig. Es gebe Schulungen, bei Bedarf gesonderte Schulungen, auch ältere Bedienstete hätten damit keine Schwierigkeiten.
"Natürlich ist es für einen Schulwart anfangs vielleicht ungewohnt nur mehr mit dem Smartphone zu agieren. Aber man gewöhnt sich daran und findet Gefallen an der zusätzlichen Zeit, die man so für andere Aufgaben gewinnt."

Auf eigener Cloud

Zur Archivierung übrigens werde noch heuer eine eigenen Cloud geschaffen werden, "das wird in Villach stattfinden nicht etwa in Amerika", so Albel. Für die Speicherung werden dann gleich zwei Räume zur Verfügung stehen. Doppelte Absicherung "versteht sich", sagt Albel. Wo diese untergebracht sind, das wird nicht preisgegeben.

Service im Minutentakt

Nicht nur im Rahmen der Digitalisierung Thema ist der Faktor Zeit. Ebensolche wäre mit ausschlaggebend gewesen, eine neue Bürgerservice-Stelle einzurichten, situiert dort, wo sich derzeit das Passamt befindet. Letzteres wandert dafür in die Bürgerabteilung. Behandelt würden in der neuen Servicestelle Anliegen, "die nicht länger als fünf Minuten dauern". "Wie das Ausstellen einer Fischerkarte", sagt Albel. 

Augen Auf! Villach

Wie gut die Digitalisierung angenommen werde, zeige sich, so Albel, allein anhand der "Augen auf! Villach"-App, vor einem Jahr installiert, werde sie "rege" genutzt.
Der Großteil der eingehenden Beschwerden landet beim Wirtschaftshof oder den Stadtgärtnern, die sich Digitalisierung sei Dank, sogleich direkt darum kümmern können.

Augen Auf! Villach 
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